1. Algemeen – waarvoor dient deze privacy policy?
1.1. Dit is de privacy policy van ADLAW (ondernemingsgegevens: zie artikel 2 hieronder) (hierna ook “wij” of “ons”).
1.2. Deze privacy policy is van toepassing op en beoogt u te informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens, met inbegrip van de verwerking ervan op of via onze website beschikbaar op https://www.adlaw.be/(hierna: de “Website”).
Deze privacy policy beoogt een behoorlijke en transparante verwerking van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Deze privacy policy dekt niet het privacybeleid van derden noch van websites of applicaties waarnaar via (zelfs toegestane) hyperlinks op de Website zou worden verwezen.
Wij raden u aan dit document zorgvuldig door te nemen.
1.3. ADLAW is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die zij verkrijgt wanneer u de Website bezoekt of wanneer u deze meedeelt.
1.4. Als verwerkingsverantwoordelijke treffen wij alle passende maatregelen opdat de verwerking in overeenstemming zou zijn met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (hierna: “AVG”).De aangestelden en medewerkers van ADLAW alsook dienstverleners die zij inschakelt en die toegang hebben tot uw persoonsgegevens hebben evenzeer de verplichting de AVG na te leven.
1.5. Deze privacy policy wordt fysiek of elektronisch aan u ter beschikking gesteld en is te allen tijde te raadplegen onder de rubriek ‘Privacy Policy’ op de Website. In geval van verzoeken of bijkomende vragen kunt u steeds een e-mail richten aan: privacy@adlaw.be. ADLAW zal u in de regel binnen een maand na ontvangst van uw verzoek of vraag informeren over het gevolg dat eraan is gegeven.
ADLAW behoudt zich het recht voor om deze privacy policy op elk moment te wijzigen. Wijzigingen zal zij bekend maken op de Website.
Deze privacy policy werd het laatst gewijzigd op 16 januari 2020.
2. Wie zijn wij en hoe kunt u ons contacteren?
- Rechtsvorm: BV
- Ondernemingsnaam: CATSOULIS A. & VAN GELDER
- Commerciële naam: Adlaw
- Maatschappelijke zetel: Grotesteenweg 638
- KBO 867802283
- BTW BE0867802283
- Vertegenwoordiger: CATSOULIS Antonis
- Functie: bestuurder
- Telefoon: +32 (0) 3 4541963
- Fax: +32 (0) 3 4542381
- E-mail: welkom@adlaw.be
3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?
3.1. ADLAW verwerkt uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:
- Om u te kunnen bijstaan en om in contact te treden met u, uw eventuele vragen te kunnen verwerken en beantwoorden en u de nodige inlichtingen te verschaffen over ons en onze diensten;
- Naleven van wettelijke verplichtingen (bijv. registratievereisten, anti-witwasregelgeving, loonadministratie …)
- Voor het sluiten en uitvoeren van diensten- of arbeidsovereenkomsten;
- De dienstverlening van ADLAW kan onder meer betrekking hebben op adviesverlening, bijstand bij bemiddeling, bijstand bij een onderhandeling, bijstand bij een procedure en optreden als bijzondere of gewone lasthebber;
- Om contact en informatie te kunnen opvragen aangaande uw dossier bij Justitie of andere overheidsinstanties.
- cliëntenbeheer, aanmaken en beheren van een cliëntenbestand;
- administratie, facturatie, uitvoeren van betalingen, boekhouding enz.;
- het verzorgen van een optimale werking van de Website;
- het naleven van toepasselijke wetgeving (zie ook verder);
- het optimaliseren van haar dienstverlening en de expertise van haar advocaten door het verzamelen van casuïstiek.
- Evaluatie van sollicitaties;
- Evaluatie van werknemers, prestatie-evaluaties, training;
3.2. Uw persoonsgegevens kunnen ook gebruikt worden voor direct marketing. Dit is het toesturen van (commerciële) informatie over onze activiteiten en diensten dan wel over bepaalde wetswijzigingen of juridische onderwerpen.
3.3. De verwerking van uw persoonsgegevens, al dan niet op of via de Website, maakt niet het voorwerp uit van geautomatiseerde individuele besluitvorming noch van profilering. Profilering is elke vorm van geautomatiseerde verwerking waarbij aan de hand van uw persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten worden geëvalueerd, met name met de bedoeling uw beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen.
4. Wat is de juridische basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
4.1. ADLAW verwerkt uw persoonsgegevens indien:
- dit noodzakelijk is voor het sluiten van en/of de uitvoering van (diensten)overeenkomsten met u of om op uw verzoek voor de sluiting van dergelijke overeenkomsten bepaalde maatregelen te nemen of handelingen te stellen;
- u uw toestemming hiervoor hebt gegeven (bv. door ondertekening van een schriftelijke verklaring met deze privacy policy of het aanvinken/aanklikken van een checkbox op de Website);
- dit noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ADLAW(bijvoorbeeld voor direct marketing, verweer tegen aansprakelijkheidsvorderingen, het instellen van rechtsvorderingen) of van een derde, tenzij uw belangen of rechten inzake bescherming van persoonsgegevens zwaarder zouden wegen dan onze belangen;
- dit een wettelijke verplichting is. Zo zijn wij verplicht om de identiteit van onze cliënten te verifiëren in het kader van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten. In dit verband verwerken wij uw (persoons)gegevens zoals vermeld in artikel 5.2 hieronder.
4.2. In ieder geval, vanaf het moment dat u zich akkoord heeft verklaard met onze privacy policy, geeft u ADLAW de vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken en gaat u uitdrukkelijk akkoord met de wijze waarop deze worden verwerkt zoals bepaald in deze privacy policy.
5. Welke persoonsgegevens verwerken wij en op welke wijze?
5.1. Adlaw kan uw persoonsgegevens rechtstreeks van u ontvangen, onrechtstreeks via derden, telefonisch, schriftelijk of via de Website dan wel via cookies op de Website.
De volgende persoonsgegevens worden verwerkt van u: uw naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres en eventuele andere persoonsgegevens die u zelf opgeeft in het contactformulier op de website.
De verwerking ervan is evenwel noodzakelijk voor de doeleinden zoals bepaald in artikel 3 hierboven.
5.2. In het kader van het sluiten en/of de uitvoering van dienstenovereenkomsten, verwerken wij (alle of een gedeelte van) volgende (persoons)gegevens:
- van natuurlijke personen: naam, voornaam, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats, ondernemingsnummer, rijksregisternummer of paspoortnummer, domicilieadres en eventueel verblijfsadres, beroep, gebruikelijk rekeningnummer, kopie van identiteitskaart of paspoort (voor- en achterzijde), kopie van KBO inschrijving, alsook alle of een gedeelte van voormelde (persoons)gegevens van eventuele lasthebber(s) van deze natuurlijke personen;
- van rechtspersonen: rechtsvorm, vennootschapsnaam, handelsnaam, maatschappelijke zetel, uitbatingszetel, KBO nummer, BTW nummer, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, kopie van oprichtingsakte en/of (gecoördineerde) statuten, gebruikelijk rekeningnummer, alsook alle of een gedeelte van voormelde (persoons)gegevens van bestuurders en/of aandeelhouders en/of begunstigden en/of hoofdcontactperso(o)n(en) en/of eventuele andere lasthebber(s) van deze rechtspersonen;
5.3. Wij verwerken tevens gerechtelijke en/of strafrechtelijke gegevens in zoverre dit noodzakelijk is voor de verdediging van uw belangen als cliënt en/of noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een (rechts)vordering.
5.4. Wij verwerken onder meer ook volgende gegevens: apparaatgegevens, logbestandsgegevens zoals het IP-adres, browser en besturingssysteem, de externe website die u heeft doorverwezen en de door u bezochte pagina’s op de Website (en de datum en tijd van de door u bezochte pagina’s). Deze gegevens worden automatisch, enkel voor statistische doeleinden en met oog op verdere verbetering van de Website van ADLAW verwerkt. Meer informatie over het gebruik van cookies op de Website vindt u in onze cookie policy: www.adlaw.be/cookie-policy/.
5.5. De verwerking van bovenvermelde (persoons)gegevens is noodzakelijk voor de doeleinden zoals bepaald in artikel 3 hierboven.
6. Wie kan uw persoonsgegevens nog ontvangen en/of verwerken (naast ADLAW)?
6.1. De volgende (categorieën van) ondernemingen, instellingen of entiteiten kunnen uw persoonsgegevens ontvangen en/of verwerken (al dan niet als verwerker in opdracht of op instructie van ADLAW):
- de IT provider(s) van ADLAW in het kader van beheer, onderhoud, ondersteuning en hosting van de Website en de IT infrastructuur;
- de boekhouder(s) / accountants;
- de verzekeringsmakelaar(s) en/of verzekeraars van;
- de individuele advocaten (met inbegrip van vennoten, medewerkers en stagiairs (en hun eventuele vennootschappen) .
- externe advocaten of vervangers die in onderaanneming diensten verlenen aan (de advocaten van) ADLAW of waarmee ADLAW samenwerkt;
- gerechtsdeurwaarders;
- (beëdigde) vertalers;
- notarissen;
- accountants, schatters, revisoren of (gerechts)deskundigen;
- stafhouders
- Cel voor Financiële Informatieverwerking van de FOD Financiën;
- Instellingen verbonden aan het beroep van advocaat, zoals maar niet beperkt tot de Orde van Vlaamse Balies, lokale Ordes van Advocaten, Conferentie van de Jonge Balie, Bureau voor Juridische Bijstand in het kader van pro deo dossiers;
- andere onderaannemers, leveranciers, externe dienstverleners van ADLAW of waarmee ADLAW samenwerkt;
- bepaalde online diensten zoals Digitaal Platform voor de Advocaat, e-Deposit (voor online neerlegging van conclusies en stukken), DPA-Deposit etc.;
- artsen en/of non-profitorganisaties (bijvoorbeeld voor medische aansprakelijkheidsdossiers).
6.2. Derden, (overheids)instellingen, entiteiten of ondernemingen aan wie ADLAW gerechtigd of (wettelijk) verplicht is uw persoonsgegevens door te geven, kunnen zowel binnen als buiten de Europese Unie gevestigd zijn. ADLAW is in het kader van de doorgifte van persoonsgegevens niet verantwoordelijk en kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door deze derden.
7. Waar, hoe en hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
7.1. Uw persoonsgegevens worden opgeslagen op een beveiligde server die zich bevindt in België.
7.2. Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk om de in artikel 3 bepaalde doeleinden te bereiken, tenzij op de bewaring of verwerking ervan bijzondere wettelijke bepalingen van toepassing zijn.
ADLAW is op grond van artikel 2276bisBurgerlijk Wetboek ontlast van haar beroepsaansprakelijkheid en niet meer verantwoordelijk voor bewaring van stukken vijf jaar na het beëindigen van haar taak. In die zin moet ADLAW uw persoonsgegevens minstens vijf jaar na de beëindiging van haar taak bijhouden.
8. Wat zijn uw rechten?
8.1. U hebt het recht op informatie omtrent de modaliteiten van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit wordt u meegedeeld via deze privacy policy.
8.2. U hebt het recht om ons te verzoeken om:
- inzage van uw persoonsgegevens. U kunt kosteloos één kopie van de gevraagde informatie krijgen. Indien u om bijkomende kopieën verzoekt, kan ADLAW u hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen als administratieve kost.
- verbetering van uw persoonsgegevens;
- verwijdering van uw persoonsgegevens, tenzij de verwerking ervan nodig is:
- voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
- voor het nakomen van een wettelijke verplichting van PORTELIO ADVOCATEN, zoals haar verplichting om dossiers en gegevens van u vijf jaar te bewaren in het kader van de beroepsaansprakelijkheid van advocaten (artikel 2276bisBurgerlijk Wetboek);
- voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een (rechts)vordering.
- beperking van de verwerking die op u betrekking heeft.
8.3. U hebt het recht om tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken. U kunt te allen tijde en kosteloos bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing.
8.4. U hebt het recht op overdracht van uw persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Zo kan u ons verzoeken uw dossier rechtstreeks te bezorgen aan uw advocaat die ADLAW opvolgt.
8.5. Indien de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming (zie artikel 4 hierboven), hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van uw toestemming werkt echter niet retroactief en laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking daarvan onverlet.
8.6. U hebt het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
In geval van een klacht kunt u ons contacteren op privacy@adlaw.be
8.7. De uitoefening van uw rechten, zoals hierboven uiteengezet, is afhankelijk van de vereisten en voorwaarden zoals bepaald in de AVG.
8.8. Voor de uitoefening van bovenstaande rechten kunt u eenvoudigweg een verzoek richten aan ADLAW op dpo@adlaw.be waarbij u zich afdoende dient te identificeren.
Wanneer ADLAW redenen heeft om te twijfelen aan uw identiteit, mag zij u om aanvullende informatie vragen die nodig is ter bevestiging van uw identiteit. Doorgaans zal ADLAW een kopie van uw identiteitskaart vragen om te verifiëren wie effectief een verzoek indient.
9. Wat zijn onze verplichtingen?
9.1. Wij treffen alle passende beveiligingsmaatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Dit behelst onder meer de nodige maatregelen inzake toegangscontrole, fysieke en operationele veiligheid, in het bijzonder met betrekking tot de Website en de servers van ADLAW.
9.2. Wij houden een register van onze verwerkingsactiviteiten bij waarin ook de (categorieën van) verwerking van uw persoonsgegevens wordt beschreven.
9.3. Wij werken mee met de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten (op hun verzoek).
9.4. Wij zullen, waar nodig en/of verplicht, beveiligingsincidenten en datalekken (met inbegrip van onrechtmatige verwerking, verlies, onbeschikbaarheid, vernietiging, beschadiging of niet toegelaten verspreiding van uw persoonsgegevens) onmiddellijk aan de Gegevensbeschermingsautoriteit melden en dit uiterlijk 72 uur na kennisname daarvan.
In geval dergelijke inbreuk in verband met uw persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten, en onder de voorwaarden zoals bepaald in de AVG, zullen wij dit ook melden aan u.
In geval u op enigerlei wijze kennis zou krijgen van dergelijke inbreuk of van een inbreuk in verband met persoonsgegevens van anderen, kunt u ADLAW contacteren op het e-mailadres dpo@adlaw.be.
9.5. (De advocaten van) ADLAW is niet verplicht om een Data Protection Officer (“functionaris voor de gegevensbescherming”) aan te stellen noch om Data Protection Impact Assessments (“gegevensbeschermingseffectbeoordelingen”) uit te voeren.
De verwerking van persoonsgegevens door een individuele advocaat kan immers niet als een grootschalige verwerking worden beschouwd van persoonsgegevens (zie overweging 91 van de AVG).
